Πληρωμές

Εισαγωγή

Το σύστημα διαχείρισης πληρωμών του Trochos Cloud παρέχει ολοκληρωμένη παρακολούθηση και καταγραφή των πληρωμών πελατών. Οι πληρωμές συνδέονται άμεσα με τα έγγραφα που εκδίδονται με τρόπο πληρωμής "με πίστωση" και επηρεάζουν το πιστωτικό υπόλοιπο κάθε πελάτη.

Πώς Λειτουργούν οι Πληρωμές

Σύνδεση με Έγγραφα Πίστωσης

Δημιουργία Πίστωσης:

  • Όταν εκδίδεται ένα έγγραφο (τιμολόγιο ή απόδειξη) με τρόπο πληρωμής "με πίστωση"
  • Το ποσό του εγγράφου προστίθεται στο πιστωτικό υπόλοιπο του πελάτη
  • Δημιουργείται μια οφειλή που πρέπει να καλυφθεί με πληρωμή

Εξόφληση Πίστωσης:

  • Οι πληρωμές μειώνουν το πιστωτικό υπόλοιπο του πελάτη
  • Το σύστημα παρακολουθεί το συνολικό υπόλοιπο αυτόματα
  • Παρέχεται πλήρες ιστορικό συναλλαγών

Τύποι Πληρωμών

Εισπράξεις (Positive Payments):

  • Μειώνουν το οφειλόμενο ποσό του πελάτη
  • Εμφανίζονται με πράσινο χρώμα και σύμβολο "+"
  • Οι πιο συνηθισμένες καταχωρήσεις

Επιστροφές/Χρεώσεις (Negative Payments):

  • Αυξάνουν το οφειλόμενο ποσό του πελάτη
  • Εμφανίζονται με κόκκινο χρώμα
  • Χρησιμοποιούνται για διορθώσεις ή επιστροφές

Διαχείριση Πληρωμών

Προβολή Λίστας Πληρωμών

Στη σελίδα λίστας πληρωμών μπορείτε να δείτε:

Στοιχεία Πληρωμών:

  • Ημερομηνία: Πότε έγινε η πληρωμή
  • Πελάτης: Ποιος πελάτης έκανε την πληρωμή
  • Τρόπος Πληρωμής: Μετρητά, Κάρτα, Τραπεζική κ.ά.
  • Αναφορά: Αριθμός συναλλαγής ή επιταγής
  • Τύπος: Εισπραξη ή Επιστροφή
  • Ποσό: Το ποσό της πληρωμής με έγχρωμη ένδειξη

Στατιστικά Συνοψη:

  • Συνολικές Πληρωμές: Αριθμός καταχωρημένων πληρωμών
  • Συνολικές Εισπράξεις: Άθροισμα θετικών πληρωμών
  • Συνολικές Επιστροφές: Άθροισμα αρνητικών πληρωμών
  • Καθαρό Ποσό: Διαφορά εισπράξεων και επιστροφών

Φίλτρα Αναζήτησης

Μπορείτε να φιλτράρετε τις πληρωμές με βάση:

Εύρος Ημερομηνιών:

  • Επιλέξτε συγκεκριμένη χρονική περίοδο
  • Φίλτρα για "από" και "έως" ημερομηνία
  • Καθαρισμός φίλτρων ημερομηνιών

Τρόπος Πληρωμής:

  • Μετρητά, Κάρτα, Τραπεζική Μεταφορά
  • Επιταγή, PayPal, κ.ά.
  • Φίλτρο "Όλοι οι Τρόποι"

Τύπος Πληρωμής:

  • Εισπραξη ή Επιστροφή
  • Φίλτρο "Όλοι οι Τύποι"

Αναζήτηση Κειμένου:

  • Αναζήτηση στο όνομα πελάτη
  • Αναζήτηση σε αναφορά ή σημειώσεις
  • Γρήγορος εντοπισμός συναλλαγών

Δημιουργία Πληρωμής

Τρόπος 1: Από τη Σελίδα Πληρωμών

Βήματα:

  1. Μεταβείτε στο μενού "Πληρωμές"
  2. Κλικ στο κουμπί "Προσθήκη Πληρωμής"
  3. Συμπληρώστε τη φόρμα δημιουργίας

Τρόπος 2: Από τη Σελίδα Πελάτη

Βήματα:

  1. Μεταβείτε στη σελίδα του πελάτη
  2. Στην καρτέλα "Πίστωση", κλικ "Καταχώρηση Πληρωμής"
  3. Η φόρμα θα είναι προ-συμπληρωμένη με τα στοιχεία του πελάτη

Φόρμα Δημιουργίας Πληρωμής

Απαραίτητα Στοιχεία:

Πελάτης:

  • Αναζήτηση και επιλογή πελάτη
  • Το σύστημα εμφανίζει προτάσεις καθώς πληκτρολογείτε
  • Απαραίτητο πεδίο για όλες τις πληρωμές

Ποσό:

  • Ποσό σε ευρώ (π.χ. 150.50)
  • Θετικοί αριθμοί για εισπράξεις
  • Ελάχιστο ποσό: 0.01€

Ημερομηνία Πληρωμής:

  • Πότε έγινε η πληρωμή
  • Προεπιλογή: Σημερινή ημερομηνία
  • Μπορεί να αλλαχθεί για παλαιότερες πληρωμές

Τρόπος Πληρωμής:

  • Επιλογή από προκαθορισμένη λίστα
  • Μετρητά, Κάρτα, Τραπεζική, Επιταγή κ.ά.
  • Επηρεάζει την κατηγοριοποίηση

Τύπος Πληρωμής:

  • Εισπραξη (συνηθισμένη περίπτωση)
  • Επιστροφή/Χρέωση (για διορθώσεις)

Προαιρετικά Στοιχεία:

Αναφορά:

  • Αριθμός συναλλαγής, επιταγής, ή άλλη αναφορά
  • Βοηθά στον εντοπισμό και τη διασταύρωση
  • Χρήσιμο για τραπεζικές συναλλαγές

Σημειώσεις:

  • Πρόσθετες πληροφορίες για την πληρωμή
  • Εσωτερικές σημειώσεις για το προσωπικό
  • Δεν εμφανίζονται στον πελάτη

Παραδείγματα Χρήσης

Εισπραξη Μετρητών:

  • Πελάτης: Γιάννης Παπαδόπουλος
  • Ποσό: 250.00€
  • Τρόπος: Μετρητά
  • Τύπος: Εισπραξη
  • Σημειώσεις: "Εξόφληση τιμολογίου #1234"

Τραπεζική Πληρωμή:

  • Πελάτης: ΑΕ ΤΕΧΝΙΚΗ
  • Ποσό: 1,500.00€
  • Τρόπος: Τραπεζική Μεταφορά
  • Αναφορά: "TRX789456123"
  • Σημειώσεις: "Μηνιαία εξόφληση"

Επιστροφή:

  • Πελάτης: Μαρία Γεωργίου
  • Ποσό: 75.00€
  • Τύπος: Επιστροφή
  • Σημειώσεις: "Επιστροφή ελαττωματικού προϊόντος"

Επεξεργασία και Διαχείριση

Προβολή Πληρωμής

Λεπτομέρειες που Εμφανίζονται:

  • Πλήρη στοιχεία πληρωμής
  • Ιστορικό τροποποιήσεων
  • Σύνδεση με πελάτη
  • Υπολογισμός επίδρασης στο πιστωτικό υπόλοιπο

Επεξεργασία Πληρωμής

Επιτρεπόμενες Αλλαγές:

  • Τροποποίηση ποσού
  • Αλλαγή τρόπου πληρωμής
  • Ενημέρωση αναφοράς και σημειώσεων
  • Αλλαγή ημερομηνίας

Περιορισμοί:

  • Ο πελάτης δεν μπορεί να αλλαχθεί
  • Οι τροποποιήσεις επηρεάζουν το πιστωτικό υπόλοιπο

Διαγραφή Πληρωμής

Προϋποθέσεις:

  • Δικαίωμα διαγραφής από τον χρήστη
  • Επιβεβαίωση της ενέργειας
  • Αυτόματη προσαρμογή του πιστωτικού υπολοίπου

Πιστωτικό Υπόλοιπο Πελάτη

Καρτέλα Πίστωσης στον Πελάτη

Στη σελίδα κάθε πελάτη υπάρχει ειδική καρτέλα "Πίστωση" που εμφανίζει:

Περίληψη Υπολοίπου:

  • Συνολική Πίστωση: Άθροισμα εγγράφων με πίστωση
  • Συνολικές Πληρωμές: Άθροισμα όλων των πληρωμών
  • Εκκρεμές Υπόλοιπο: Διαφορά πίστωσης και πληρωμών

Κατάσταση Υπολοίπου:

  • Εκκρεμές: Κόκκινη ένδειξη για οφειλόμενα ποσά
  • Εξοφλημένο: Πράσινη ένδειξη όταν το υπόλοιπο είναι μηδέν
  • Χωρίς Πίστωση: Όταν δεν υπάρχει δραστηριότητα

Πρόσφατη Δραστηριότητα:

  • Οι 5 πιο πρόσφατες συναλλαγές
  • Έγγραφα πίστωσης (μπλε χρώμα, θετικό ποσό)
  • Πληρωμές (πράσινο χρώμα, αρνητικό ποσό)
  • Χρονολογική σειρά από το νεότερο

Ενέργειες:

  • Καταχώρηση Πληρωμής: Γρήγορη προσθήκη νέας πληρωμής
  • Προβολή Εγγράφων Πίστωσης: Όλα τα σχετικά έγγραφα
  • Εξαγωγή PDF: Ιστορικό συναλλαγών σε PDF

Εξαγωγή PDF Ιστορικού

Επιλογές Εξαγωγής:

  • Εύρος Ημερομηνιών: Προαιρετικός φίλτρος περιόδου
  • Γρήγορες Επιλογές: Όλος ο χρόνος, Τρέχον έτος, Προηγούμενο έτος, Τελευταίοι 6 μήνες

Περιεχόμενο PDF:

  • Στοιχεία πελάτη
  • Περίληψη υπολοίπου
  • Αναλυτικό ιστορικό συναλλαγών
  • Χρονολογική σειρά
  • Υπολογισμός τρέχοντος υπολοίπου

Τρόποι Εξαγωγής:

  • Λήψη PDF: Αυτόματη λήψη αρχείου
  • Προεπισκόπηση: Άνοιγμα σε νέα καρτέλα για προβολή

Αναφορές και Ανάλυση

Χρήσιμες Στατιστικές

Συνολικά Στοιχεία:

  • Συνολικές εισπράξεις περιόδου
  • Μέσος όρος πληρωμών
  • Κατανομή τρόπων πληρωμής
  • Τάσεις ανά μήνα

Αναλύσεις Πελατών:

  • Πελάτες με εκκρεμή υπόλοιπα
  • Μεγαλύτεροι οφειλέτες
  • Πιο συνεπείς πελάτες
  • Μέσος χρόνος εξόφλησης

Φιλτράρισμα για Αναφορές

Κριτήρια Αναζήτησης:

  • Συγκεκριμένος πελάτης
  • Εύρος ποσών (από - έως)
  • Συγκεκριμένος τρόπος πληρωμής
  • Κατάσταση υπολοίπου

Συνδέσεις με Άλλα Μέρη του Συστήματος

Έγγραφα

Σύνδεση με Τιμολόγια:

  • Έγγραφα "με πίστωση" δημιουργούν οφειλές
  • Παρακολούθηση εξόφλησης ανά έγγραφο
  • Αυτόματη σύνδεση πληρωμών με έγγραφα

Διασταύρωση Στοιχείων:

  • Αναφορές πληρωμών εμφανίζουν συνδεδεμένα έγγραφα
  • Από τα έγγραφα φαίνεται η κατάσταση εξόφλησης

Πελάτες

Ενημέρωση Στοιχείων:

  • Αυτόματη ενημέρωση πιστωτικού υπολοίπου
  • Ιστορικό όλων των συναλλαγών
  • Κατάσταση οφειλών σε πραγματικό χρόνο

Αναφορές Πελάτη:

  • Ολοκληρωμένο ιστορικό συναλλαγών
  • Στατιστικά συμπεριφοράς πληρωμών
  • Πρόβλεψη πιστοληπτικής συμπεριφοράς

Βέλτιστες Πρακτικές

Οργάνωση Πληρωμών

  1. Συνεπής Καταγραφή

    • Καταχωρήστε όλες τις πληρωμές αμέσως
    • Διατηρήστε ακριβή ημερομηνίες
    • Συμπληρώστε πάντα την αναφορά όταν υπάρχει

  2. Ταξινόμηση και Κατηγοριοποίηση

    • Χρησιμοποιήστε σωστά τους τρόπους πληρωμής
    • Διακρίνετε εισπράξεις από επιστροφές
    • Προσθέστε σημειώσεις για μελλοντική αναφορά

  3. Παρακολούθηση Υπολοίπων

    • Ελέγχετε τακτικά τα εκκρεμή υπόλοιπα
    • Επικοινωνήστε με πελάτες που καθυστερούν
    • Χρησιμοποιήστε τις αναφορές για ανάλυση τάσεων

Διαχείριση Πίστωσης

  1. Ρύθμιση Πιστωτικών Ορίων

    • Καθορίστε μέγιστα όρια πίστωσης ανά πελάτη
    • Παρακολουθήστε τη συμμόρφωση με τα όρια
    • Προσαρμόστε τα όρια βάσει της αξιοπιστίας

  2. Παρακολούθηση Οφειλών

    • Εξαγάγετε τακτικά αναφορές υπολοίπων
    • Δημιουργήστε υπενθυμίσεις για καθυστερημένες οφειλές
    • Διατηρήστε επικοινωνία με τους πελάτες

  3. Τεκμηρίωση Συναλλαγών

    • Διατηρήστε αντίγραφα των PDF ιστορικών
    • Αρχειοθετήστε αποδεικτικά πληρωμών
    • Καταγράψτε όλες τις επικοινωνίες με πελάτες

Χρήση Αναφορών

  1. Τακτικός Έλεγχος

    • Εβδομαδιαία αναφορά εισπράξεων
    • Μηνιαία ανάλυση τάσεων
    • Τριμηνιαία αξιολόγηση πιστοληπτικής πολιτικής

  2. Ανάλυση Δεδομένων

    • Εντοπίστε πελάτες με προβλήματα πληρωμών
    • Αναλύστε τη σχέση μεταξύ τρόπων πληρωμής και συνέπειας
    • Αξιολογήστε την αποτελεσματικότητα των πιστωτικών πολιτικών

Αντιμετώπιση Προβλημάτων

Συνηθισμένα Προβλήματα

"Το υπόλοιπο δεν ενημερώνεται σωστά"

Πιθανές Αιτίες:

  • Λανθασμένη καταχώρηση τύπου πληρωμής
  • Λάθος ποσό στην πληρωμή
  • Προβλήματα στη σύνδεση με έγγραφα

Λύσεις:

  1. Ελέγξτε τον τύπο πληρωμής (Εισπραξη vs Επιστροφή)
  2. Επαληθεύστε το ποσό της πληρωμής
  3. Εξαγάγετε PDF ιστορικού για διασταύρωση
  4. Επικοινωνήστε με την υποστήριξη αν το πρόβλημα παραμένει

"Δεν βρίσκω την πληρωμή που κατεχώρησα"

Πιθανές Αιτίες:

  • Ενεργά φίλτρα αναζήτησης
  • Λάθος ημερομηνία καταχώρησης
  • Πληρωμή σε λάθος πελάτη

Λύσεις:

  1. Καθαρίστε όλα τα φίλτρα
  2. Ελέγξτε το εύρος ημερομηνιών
  3. Αναζητήστε με το όνομα του πελάτη
  4. Χρησιμοποιήστε την αναφορά για εντοπισμό

"Το PDF δεν παράγεται"

Πιθανές Αιτίες:

  • Προβλήματα σύνδεσης
  • Λάθος εύρος ημερομηνιών
  • Μεγάλος όγκος δεδομένων

Λύσεις:

  1. Ελέγξτε τη σύνδεση στο διαδίκτυο
  2. Μειώστε το εύρος ημερομηνιών
  3. Δοκιμάστε με προεπισκόπηση αντί για λήψη
  4. Περιμένετε λίγα λεπτά και δοκιμάστε ξανά

Υποστήριξη

Για προβλήματα που δεν λύνονται με τον παραπάνω οδηγό:

  • Email: support@trochoscloud.com
  • Τηλέφωνο: Διαθέσιμο στις ρυθμίσεις λογαριασμού
  • Βάση Γνώσης: Στην ενότητα Βοήθεια

Παρακαλούμε συμπεριλάβετε στα αιτήματά σας:

  • Περιγραφή του προβλήματος
  • Βήματα αναπαραγωγής
  • Στιγμιότυπα οθόνης (αν είναι δυνατόν)
  • Στοιχεία των εμπλεκόμενων συναλλαγών

Αυτός ο οδηγός καλύπτει όλες τις βασικές λειτουργίες του συστήματος πληρωμών. Η σωστή χρήση αυτών των εργαλείων θα σας βοηθήσει να διατηρήσετε ακριβή στοιχεία πελατών και αποτελεσματική διαχείριση ταμείου.