Έγγραφα (Ηλεκτρονική Τιμολόγηση)

Εισαγωγή

Το σύστημα Tire Shop ERP παρέχει ολοκληρωμένη διαχείριση εγγράφων με πλήρη συμμόρφωση με τις απαιτήσεις των ελληνικών φορολογικών αρχών μέσω της ενσωμάτωσης MyData. Μπορείτε να δημιουργήσετε και να διαχειριστείτε τιμολόγια, αποδείξεις και δελτία αποστολής με δύο διαφορετικούς τρόπους.

Τύποι Εγγράφων

Το σύστημα υποστηρίζει τους ακόλουθους τύπους εγγράφων:

Τιμολόγια

Τιμολόγιο Υπηρεσιών: Για χρέωση υπηρεσιών (π.χ. αλλαγή ελαστικών, συντήρηση)
Τιμολόγιο Προϊόντων: Για πώληση προϊόντων από το απόθεμα
Πιστωτικό Τιμολόγιο: Για επιστροφές και πιστώσεις

Αποδείξεις

Απόδειξη Υπηρεσιών: Για πληρωμές υπηρεσιών
Απόδειξη Προϊόντων: Για πληρωμές προϊόντων

Δελτία Αποστολής

Δελτίο Αποστολής: Για παρακολούθηση μετακίνησης αγαθών

Δημιουργία Εγγράφων

Μέθοδος 1: Μέσω Εντολής Εργασίας

Αυτή είναι η πιο συνηθισμένη μέθοδος για δημιουργία εγγράφων που συνδέονται με συγκεκριμένες εντολές εργασίας.

Βήματα:

Πλοηγηθείτε στην Εντολή Εργασίας
- Μεταβείτε στις Εντολές Εργασίας
- Επιλέξτε την εντολή που θέλετε να τιμολογήσετε
- Κλικ στο κουμπί "Προβολή"
Επιλογή Στοιχείων για Τιμολόγηση
- Στην καρτέλα "Τιμολόγηση", θα δείτε ομαδοποιημένα στοιχεία:
  - Υπηρεσίες: Υπηρεσίες που παρασχέθηκαν
  - Προϊόντα: Αντικείμενα από το απόθεμα που χρησιμοποιήθηκαν
  - Εγκαταστάσεις Ελαστικών: Ειδικά στοιχεία για εγκαταστάσεις
Δημιουργία Εγγράφου
- Κλικ στο κουμπί "Δημιουργία Εγγράφου" δίπλα στην κατηγορία που θέλετε
- Επιλέξτε τον τύπο εγγράφου (Τιμολόγιο ή Απόδειξη)
- Συμπληρώστε τα απαραίτητα στοιχεία στη φόρμα που εμφανίζεται

Πλεονεκτήματα της Μεθόδου:

Αυτόματη σύνδεση με την εντολή εργασίας
Προ-συμπληρωμένα στοιχεία πελάτη
Αυτόματος υπολογισμός τιμών από τις υπηρεσίες
Αυτόματη ομαδοποίηση στοιχείων

Μέθοδος 2: Ανεξάρτητη Δημιουργία

Για δημιουργία εγγράφων που δεν σχετίζονται με συγκεκριμένη εντολή εργασίας.

Βήματα:

Πλοηγηθείτε στα Έγγραφα
- Μεταβείτε στο μενού "Έγγραφα"
- Κλικ στο κουμπί "Δημιουργία Εγγράφου"
Επιλογή Τύπου Εγγράφου
- Επιλέξτε τον επιθυμητό τύπο από τη λίστα:
  - Τιμολόγιο Υπηρεσιών
  - Τιμολόγιο Προϊόντων
  - Απόδειξη Υπηρεσιών
  - Απόδειξη Προϊόντων
  - Δελτίο Αποστολής
Συμπλήρωση Στοιχείων
- Επιλέξτε ή καταχωρήστε πελάτη
- Συμπληρώστε τα στοιχεία του εγγράφου
- Προσθέστε στοιχεία (υπηρεσίες ή προϊόντα)

Διαχείριση Εγγράφων

Προβολή Εγγράφων

Στη σελίδα λίστας εγγράφων μπορείτε:

Καρτέλες Φιλτραρίσματος:

Όλα: Προβολή όλων των εγγράφων
Τιμολόγια: Μόνο τιμολόγια
Αποδείξεις: Μόνο αποδείξεις
Δελτία Αποστολής: Μόνο δελτία αποστολής
Διαγραμμένα: Έγγραφα που έχουν διαγραφεί

Φίλτρα Αναζήτησης:

Εύρος Ημερομηνιών: Φιλτράρισμα κατά περίοδο
Κατάσταση: Πρόχειρο, Εκδοθέν, Οριστικοποιημένο, κτλ.
Κατάσταση MyData: Αποστάλθηκε ή όχι στο MyData

Καταστάσεις Εγγράφων

Πρόχειρο (Draft)

Το έγγραφο δημιουργήθηκε αλλά δεν έχει οριστικοποιηθεί
Μπορεί να τροποποιηθεί ελεύθερα
Δεν έχει αποσταλεί στο MyData

Εκδοθέν (Issued)

Το έγγραφο έχει εκδοθεί και είναι έτοιμο για χρήση
Περιορισμένες δυνατότητες επεξεργασίας
Μπορεί να αποσταλεί στο MyData

Οριστικοποιημένο (Finalized)

Το έγγραφο έχει οριστικοποιηθεί
Δεν μπορεί να τροποποιηθεί εύκολα
Έχει αποσταλεί στο MyData και έχει σφραγίδα

Ενέργειες Εγγράφων

Προβολή και Επεξεργασία

Προβολή: Δείτε λεπτομερή στοιχεία του εγγράφου
Επεξεργασία: Τροποποίηση (διαθέσιμο μόνο σε κατάσταση Πρόχειρο)
Διαγραφή: Διαγραφή εγγράφου (με δυνατότητα επαναφοράς)

Εξαγωγή και Αποστολή

PDF: Προεπισκόπηση ή λήψη PDF
Email: Αποστολή στον πελάτη
Εκτύπωση: Εκτύπωση εγγράφου

Ενσωμάτωση MyData

Το σύστημα παρέχει πλήρη ενσωμάτωση με το MyData της ΑΑΔΕ για συμμόρφωση με τις ελληνικές φορολογικές απαιτήσεις.

📋 Λεπτομερής Οδηγός MyData
Για ολοκληρωμένες οδηγίες σχετικά με τη λειτουργία και χρήση του MyData, συμπεριλαμβανομένων των απαιτήσεων επιλεξιμότητας, της διαδικασίας υποβολής, και της αντιμετώπισης προβλημάτων, δείτε τον πλήρη οδηγό ενσωμάτωσης MyData.

Βασικά Στοιχεία MyData

Τι είναι το MyData: Το MyData είναι η ψηφιακή πλατφόρμα της ΑΑΔΕ για αυτόματη μετάδοση δεδομένων τιμολογίων. Όλες οι επιχειρήσεις στην Ελλάδα είναι υποχρεωμένες να το χρησιμοποιούν.

Βασικές Λειτουργίες:

Αυτόματη υποβολή εγγράφων στην ΑΑΔΕ
Λήψη επίσημων σφραγίδων MyData
Δημιουργία QR codes για επαλήθευση
Πλήρη συμμόρφωση με τις φορολογικές απαιτήσεις

Καρτέλα MyData: Κάθε έγγραφο διαθέτει ειδική καρτέλα MyData που εμφανίζει την κατάσταση επιλεξιμότητας, τις λεπτομέρειες υποβολής, και παρέχει τα απαραίτητα κουμπιά για υποβολή ή ακύρωση.

Διαχείριση Αποθέματος

Αυτόματη Μείωση Αποθέματος

Κατά τη δημιουργία τιμολογίων προϊόντων:

Νέα Έγγραφα:

Επιλογή "Αυτόματη μείωση αποθέματος"
Οι ποσότητες αφαιρούνται αυτόματα από το απόθεμα
Εφαρμόζεται κατά την οριστικοποίηση του εγγράφου

Επεξεργασία Εγγράφων:

Επιλογή "Προσαρμογή αποθέματος"
Οι αλλαγές ποσοτήτων επηρεάζουν το απόθεμα
Αυξήσεις επαναφέρουν απόθεμα, μειώσεις το μειώνουν

Προειδοποιήσεις Αποθέματος

Για Πρόχειρα Έγγραφα:

Οι αλλαγές μπορούν να γίνονται με ασφάλεια

Για Οριστικοποιημένα Έγγραφα:

Προσοχή κατά την προσαρμογή - μπορεί να επηρεάσει λογιστικά αρχεία

Φόρμες Εγγράφων

Φόρμα Τιμολογίου Προϊόντων

Στοιχεία Πελάτη:

Υπάρχων Πελάτης: Αναζήτηση από βάση δεδομένων
Χειροκίνητη Καταχώρηση: Καταχώρηση ονόματος πελάτη

Στοιχεία Εγγράφου:

Αριθμός: Αυτόματη αρίθμηση ή χειροκίνητη καταχώρηση
Ημερομηνία: Επιλογή ημερομηνίας έκδοσης
Ποσοστό ΦΠΑ: Προεπιλεγμένο ή προσαρμοσμένο
Τρόπος Πληρωμής: Μετρητά, Κάρτα, Τραπεζικό, κτλ.
VIES Συναλλαγή: Για ενδοκοινοτικές πωλήσεις

Επιλογή Προϊόντων:

Αναζήτηση: Βρείτε προϊόντα από το απόθεμα
Ποσότητα: Καθορίστε την ποσότητα για κάθε προϊόν
Τιμή: Προεπιλεγμένη ή προσαρμοσμένη τιμή μονάδας
Περιγραφή: Περιγραφή προϊόντος

Σύνοψη Τιμολογίου:

Υποσύνολο: Άθροισμα χωρίς ΦΠΑ
ΦΠΑ: Υπολογισμός βάσει ποσοστού
Σύνολο: Τελικό ποσό προς πληρωμή

Παρατηρήσεις:

Πεδίο για πρόσθετες πληροφορίες ή οδηγίες

Φόρμα Δελτίου Αποστολής

Ειδικά Στοιχεία:

Αριθμός Οχήματος: Υποχρεωτικό για MyData
Σκοπός Μετακίνησης: Πώληση, Επιστροφή, Εγγύηση, κτλ.
Στοιχεία Οχήματος: Πινακίδες κυκλοφορίας

Προϊόντα:

Επιλογή προϊόντων χωρίς τιμές
Μόνο ποσότητες και περιγραφές
Δεν υπολογίζονται φορολογικά σύνολα

Συμβουλές και Βέλτιστες Πρακτικές

Οργάνωση Εγγράφων

Χρησιμοποιήστε Συνεπή Αρίθμηση
- Διατηρήστε συνεχή αρίθμηση για κάθε τύπο εγγράφου
- Χρησιμοποιήστε την αυτόματη αρίθμηση όποτε είναι δυνατόν
Ελέγξτε Στοιχεία Πελάτη
- Βεβαιωθείτε ότι τα στοιχεία πελάτη είναι ακριβή και πλήρη
- Περιλάβετε ΑΦΜ για MyData συμμόρφωση
Παρακολουθήστε το Απόθεμα
- Ελέγξτε τη διαθεσιμότητα προϊόντων πριν τη δημιουργία εγγράφων
- Χρησιμοποιήστε την αυτόματη μείωση αποθέματος

MyData Συμμόρφωση

Προετοιμασία Δεδομένων
- Διασφαλίστε ότι όλα τα απαραίτητα στοιχεία είναι διαθέσιμα
- Ελέγξτε τους τρόπους πληρωμής για συμβατότητα
Τακτική Υποβολή
- Υποβάλλετε έγγραφα στο MyData αμέσως μετά την οριστικοποίηση
- Παρακολουθήστε την κατάσταση υποβολής
Αντιμετώπιση Σφαλμάτων
- Διαβάστε προσεκτικά τα μηνύματα σφάλματος
- Διορθώστε τα προβλήματα πριν την επανυποβολή

Αρχειοθέτηση

Τακτικό Backup
- Διατηρήστε αντίγραφα ασφαλείας των εγγράφων σας
- Εξάγετε PDF για φυσική αρχειοθέτηση
Οργάνωση αρχείων
- Χρησιμοποιήστε τα φίλτρα για εύκολη εύρεση εγγράφων
- Διατηρήστε καθαρή την κατάσταση των εγγράφων